מזכרות לאירועים

מזכרות לאירועים – שלב אחד בבניית אירוע מוצלח

בתכנון אירוע, לא משנה אם זה אירוע עסקי או אירוע אישי, יש כמה שלבים. כל שלב מוביל במובן מסוים לשלב הבא וככל שבונים בצורה חכמה יותר את השלבים השונים כך גדל הסיכוי שהאירוע יהיה איכותי ומרשים כמו שאנחנו מצפים ומקווים שיהיה.

השלב הראשון הוא בחירת המקום בו אנחנו רוצים לערוך את האירוע. כאן הבחירה תהיה על פי שיקולים של כמות האורחים, המיקום בו אנחנו רוצים לערוך את האירוע, מה המקום מעניק לנו ועוד. בדרך כלל יש הבדל בין בחירת מקום לאירוע אישי לבין בחירת מקום לאירוע עסקי, אך עם זאת הרבה פעמים זה לא כך מאחר וניתן לערוך אירועים עסקיים ואישיים באותם מקומות בדיוק.

השלב השני אליו אנחנו יכולים להגיע רק אחרי שבחרנו מקום לאירוע, זה שלב בחירת הספקים. מדובר בשלב בו אנחנו מחליטים באילו שירותי הקייטרינג לאירוע אנחנו נשתמש, מי יהיה התקליטן באירוע, מי יהיה המעצב והמפיק ועוד. לעיתים קרובות הבחירות יהיו תלויות במיקום בו נערוך את האירוע, שכן המקום עצמו יספק לנו את אנשי המקצוע השונים, ולעיתים אנחנו נהיה רשאים להביא אנשים משלנו.

בשני השלבים האלו, כפי שאפשר לראות, ההצלחה של האירוע תלוי במיקום אותו נבחר. אם נבחר מקום טוב ואיכותי שמתאים לאירוע שאנחנו מארגנים, אז הספקים יהיו טובים, ברוב המקרים, ואז גם האירוע יצא מוצלח. לכן חשוב לבחור מקום טוב מלכתחילה.

השלב השלישי זה השלב עליו אנחנו אחראים לגמרי, ובו נכללים דברים שונים שאנחנו מספקים לאירוע ולאורחים. דוגמא טובה עליה נתייחס במאמר הן מזכרות לאירועים. בשנים האחרונות אנחנו רואים יותר ויותר מארגני אירועים, אישיים ועסקיים, שמספקים מזכרות לאירועים מסוגים שונים לאורחים. בחלק הבא נספר לכם אילו מזכרות נהוג לחלק לאורחים ולמה הן חשובות.

אילו מזכרות לאירועים נהוג לחלק לאורחים

כפי שאפשר להבין, כאן החלוקה היא בין מזכרות לאירועים אישיים לבין מזכרות לאירועים עסקיים.

באירועים אישיים, מן הסתם, נהוג לחלק מזכרות לאירועים שמבטאים משהו אישי. למשל, ברכות מיוחדות, ספרי מזמורים, ספרוני שירה, תמונות ייחודיות, נרתיק עם זרעים לשתילה ועוד. כל אלה יכולים לבטא משהו אישי וייחודי ממארגני האירוע לאורחים שלהם.

באירועים עסקיים נהוג לחלק מזכרות לאירועים עם סממן שיווקי ופרסומי. הרעיון הוא שהמזכרת תשאיר לא רק זיכרון מהאירוע אלא גם תשתמש כלי מניע, כלי דוחף עבור אותם אורחים שהגיעו אליו. זה יכול לקדם אותם לבצע פעולה כזו או אחרת.

את המזכרות לאירוע יש לחלק לאורחים במהלך או בסוף האירוע, ניתן להשאיר אותם על השולחנות או להציב דוכן מיוחד באולם, והאורחים יוכלו לעבור דרכו ולקחת מזכרת. יש לוודא שכל אורח לוקח ורצוי גם להבליט בפניו את העובדה שמדובר במזכרת מיוחדת לאירוע. כך הוא ידע מדוע אנחנו מחלקים אותה ומהי כוונתנו.